Wie könnte ein Intranet für die nächsten zehn Jahre aussehen? Welche Faktoren, Aspekte und “Säulen” benötigt es, damit es uns die Arbeit erleichtert? Das möchte ich mit Euch mal durchdenken. Fangen wir mit dem an, was wir schon haben und schauen dann, was wir noch brauchen. 🙂 Let’s start!
Ein zeitgemäßes Intranet besteht aus mindestens drei Säulen: Mitteilen – Mitmachen – Mitarbeiten. Mein Kalender zeigt eine große “2024” an und ich wünschte mir, dass alle Digital Workplaces heutzutage mindestens auf diesen drei Säulen ruhen würden – und die Säulen vier und fünf auch schon implementiert haben oder zumindest mitdenken, damit das ganze Gebäude stabiler steht.
Aber das ist eben nicht überall so, manche Intranets hängen noch in 1999 fest. Daher möchte ich die ersten drei Säulen gerne nochmal unter die archäologische Lupe nehmen und meine ersten Ideen für Säule 4 und 5 mit Euch teilen.
Beginnen wir mit der offensichtlichsten, klassischen und trotz allem vernachlässigten Säule: Mitteilen.
Mitteilen für höhere Motivation
Dafür sind klassische Intranets gedacht gewesen: Wir informieren unsere Kolleginnen und Kollegen elektronisch an ihrem Arbeitsplatz darüber, was wir auch unelektronisch ans Schwarze Brett an der Kantine gepinnt haben. Alle sollen dieselben Informationen bekommen, damit sie einen einheitlichen Kenntnisstand haben. Das hat mindestens zwei positive Auswirkungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen genau diejenigen Zahlen, Daten, Fakten, die sie alle benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen. Das ist rein operativ wichtig.
Wenn mich mein Unternehmen umfassend und regelmäßig informiert, sichert und steigert das auch meine Motivation: Ich werde gesehen, ich weiß, was läuft, ich bin auf der Höhe der Zeit. Motivierte Mitarbeitende machen einen besseren Job, beraten und betreuen die Kunden besser und steigern das Image des Unternehmens.
Diese erste Säule eines Intranets sollte daher redaktionell so attraktiv und hochwertig wie möglich gestaltet werden.
Das können die Mitarbeitenden nicht selber machen, das ist Aufgabe der Internen Kommunikation.
Die Mitarbeitenden können aber Ideen liefern, Themen vorschlagen und als kompetente Experten der Internen Kommunikation als Interviewpartner:innen zur Verfügung stehen.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter machen also mit. Und das ist nötig und richtig so. So richtig und nötig, dass ein modernes Intranet aus diesem Mitmach-Aspekt gleich eine eigene neue Säule aufstellt.
Mitmachen für mehr Integration
Ein zeitgemäßes Intranet ist ein Social Intranet. Ein geselliges Intranet. Ein Intranet zum Mitmachen eben. Mitarbeitende können hier ad-hoc-Informationen in Chats austauschen, ohne sich gegenseitig den E-Mail-Posteingang zu „verstopfen“. Sie können Inhalte kommentieren, um Feedback zu geben, Fehler zu berichtigen oder Verbesserungen zu unterbreiten. Sie können an Umfragen teilnehmen, um der Unternehmensführung schnell und unkompliziert eine Einschätzung oder Lagebeurteilung rückzumelden oder Entscheidungsprozesse effizienter zu Ergebnissen zu führen.
Mitmachen ist keine “Gamification” – wobei, okay, ein bisschen. Sie ist vor allem eine gute Möglichkeit, die Kommunikationswege zu straffen, Ideen und Befindlichkeiten auf eine niedrigschwellige, beinahe “natürliche” Art und Weise zur Geltung kommen zu lassen, zu “sehen”. Wertschätzung, Teilhabe, Sichtbarkeit und hin und wieder auch mal ein reinigendes “Auskotzen” – das Mitmach-Intranet involviert die Mitarbeitenden tiefer, integriert sie mehr, aktiviert sie und macht sie im schönsten Sinne des Wortes “Mitmachen” zum grundlegenden Teil des Spiels, zum notwendigen Teil des Teams, zum integralen Teil des Unternehmens.
Die Mitmach-Säule nimmt also die Mitarbeitenden selbst in die Pflicht und funktioniert nur, wenn sie auch “mitmachen”.
Und aus dieser Mitmach-Phase springen wir voll motiviert und integriert auf die dritte Säule: Mitarbeiten.
Mitarbeiten für mehr Effektivität und Effizienz
Nutzt Ihr Microsoft365 oder nutzt Ihr Google-Dienste für interne Zwecke? Dann habt Ihr die dritte Säule bereits. Denn mit Clouddiensten verschmilzt Euer individueller Arbeitsplatz mit dem Intranet Eurer Organisation; die bisher streng getrennten Sphären werden amalgamiert. Mit dieser Verschmelzung von Arbeitsplatz und Intranet entstehen große Vorteile: Die Organisation wird effizienter, die Abläufe und Prozesse effektiver. Eure Kolleginnen und Kollegen können mit Euch zusammen – gemeinsam und nachvollziehbar! – Dokumente erstellen, in gemeinsamen Projekträumen abteilungsübergreifend zusammenarbeiten und das Wissen des Unternehmens gemeinsam sichern, nutzen und erweitern.
Teamrooms, Wikis, Projektmanagement – alles auf einer Plattform, und die Plattform ist letztlich Euer Laptop…
Die dritte Säule ist also die Säule der Arbeitsorganisation, der Prozesse und der Technik.
Ein erster Schritt hin zu einer immersiven digitalen Arbeitswelt, aber eben nur der erste Schritt. Die nächsten Schritte kommen mit Säule 4 und 5, und diese sind noch ein wenig Zukunftsmusik.
Von Digitalisierung zu Generierung
Säule 4 steigert die Effizienz weiter, weil sie versucht, möglichst viel zu automatisieren. Je mehr “das Intranet” selber macht, desto schneller liegen die Ergebnisse vor. Und desto systematischer, fehlerfreier und vertrauenswürdiger sollten sie sein. Keine Führungskraft muss dann mehr Micromanagement betreiben und einzelne Arbeitsergebnisse überwachen, überprüfen und nachrechnen: Was die Maschine liefert, wird schon stimmen.
Das ist das, was ich als “Digitalisierung” bezeichne: Die Maschine macht die Arbeit, wir freuen uns über die Ergebnisse…
Die fünfte Säule könnte dann die generative Säule werden. Wenn alle sachlichen Informationen vorliegen (Säule 1), alle kreativen und emotionalen Feedbacks gesammelt sind (Säule 2), alle Tools und Aufgaben technisch zusammengeführt sind (Säule 3), die Maschine daraus also systematisch und algorithmisch Ergebnisse produzieren kann (Säule 4) – dann ist der Weg auch frei für die generative KI.
Die Maschine, die selbst “kreative” Ergebnisse für uns Mitarbeitende und damit für das Unternehmen produzieren kann (Säule 5).
Dann wären wir quasi am “Ende der Arbeit” angelangt, zumindest derjenigen, die in Büros stattfindet und die bislang langweilige manuelle Prozesse erfordert hat.
