Die Digitalisierung ermöglicht Vernetzung – das ist trivial. Diese Vernetzung erschafft neue Arten und Wege des Zusammenarbeitens – und das ist nicht mehr trivial. Denn sie erfordert neue Organisationsmodelle und ein neues „Mindset“, damit diese Kollaboration auch effektiv funktioniert. Und damit ein Social Intranet “lebt”.
Die neuen Organisationsmodelle für digital getriebene Kollaboration und Kooperation richten sich – in der Unternehmenskommunikation – an zwei unterschiedlich strukturierte Teilöffentlichkeiten: die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und interne Stakeholder (interne Kommunikation) sowie an Kunden, Interessierte, Kritiker, Investoren, Fans und Botschafter außerhalb des Unternehmens, also externe Stakeholder für die externe Kommunikation.
Was sind die Hauptprobleme, die ein Social Intranet zu lösen und zu umschiffen hilft:
- Zu viele E-Mails! Viel zu viel! Zu viele Attachments. Zu viel unsinnige Kommunikation – und Threads, die verkehrt herum aufgebaut sind: Statt Problem —> Lösung —> Evaluierung ist der Aufbau sinnloserweise umgekehrt.
- Zu viel Excel! Viel zu viel. Alles, was irgendwie wie ein Plan aussieht, wird in ein Excel-Sheet gepackt. Doch hilft die zweidimensionale Matrixstruktur von Excel weiter? Kann man aus Excel heraus Aufgaben delegieren? Kann man Aufgaben terminieren? Behält man bei diesen DIN A0-Tapeten den Überblick?
- Zu verzwickte Dokumentablage! Dokumente werden geheim oder chaotisch abgelegt – oder aber im Gegenteil sehr, sehr strukturiert und man sucht sich dann einen „Wolf“, bis man durch eine viele Ebenen tiefe Taxonomie hindurch im richtigen Ordner angelangt ist.
- Zu wenig Wissensmanagement! Wissen, Erkenntnisse, Learnings und Ideen sind in den Köpfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zwar ganz gut aufgehoben, aber nicht verfügbar für Kolleginnen und Kollegen…
- Zu wenig Effizienz! Man benötigt pro Jahr viele Stunden mit sinnloser Kommunikation, ergebnislosen Suchen, vergeblichem Anderen-hinterher-telefonieren.
Die Lösung ist also nicht einfach ein „nice to have“, sondern hat echten Business Impact, zahlt sich in echten Euro aus, die einerseits gespart und andererseits neu verdient werden können.
Aufgaben eines Social Intranets
Ein Social Intranet lässt sich grob in drei unterschiedliche Hauptfunktionen gliedern:
| Information | Kommunikation | Kollaboration |
| Alles, was jede/r wissen muss im Unternehmen. | Erst durch Dialog entstehen gute Ideen und Projekte. | Bessere Ergebnisse durch gemeinsames Teamwork. |
| HowTos, Anleitungen Nachrichten und Events Organigramme/Kontakte Richtlinien/Vereinbarungen Formulare und Anträge | Instant Messaging, Chats Skype, (Video-)Konferenzen Kommentare/Diskussionen Umfragen/Mitbestimmung | Dokumentenmanagement Teamrooms/Projektplanung Wikis/Wissensmanagement |
| Klassisches Intranet | Social-Erweiterung |
Informationen unidirektional bereitzustellen ist das Merkmal klassischer Intranets: Sie bieten einheitliche Antragsformulare zum Ausfüllen an, stellen Gesetzestexte und Richtlinien bereit und spiegeln das Organigramm des Unternehmens. Alles nicht sehr aufregend – und kein Wunder, dass (zu) viele Intranets zu reinen Datenfriedhöfe inmitten von Linkwüsten verkommen sind. Die Unternehmensneuigkeiten sind oft drei Jahre alt und längst obsolet, die letzte Veranstaltungsankündigung stammt aus 2014, die Suche findet nichts und niemand fühlt sich redaktionell zuständig. Ein solches Intranet ist überflüssig, klar.
Social Intranets versuchen, viele dieser Webfehler klassischer Datenfriedhöfe durch einen entscheidenden Vitalisierungsfaktor zu reparieren: den Menschen und sein neugierig-kreatives Schaffen. Denn in der Tat: „User Generated Content“ kann Intranets neu beleben – und macht sie gleichzeitig erwachsener, weil sie die redaktionelle Verantwortung mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern teilt.
In unserer „Wissensgesellschaft“ verändern sich Organisationsstrukturen und Arbeitsanforderungen permanent. Klassisch statische Intranets können weder mit der Geschwindigkeit dieser Transformation Schritt halten noch unterstützen sie die „Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter“ effektiv darin, ihre täglichen Herausforderungen zu meistern – im Gegenteil: Klassische Intranets bremsen die Arbeit aus, weil ihre Funktionen keine Antworten auf diese Herausforderungen haben und geben.
Social Intranets sind anders: Hier entscheiden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer permanent über die Inhalte und ihre Verbreitung – und somit über deren Relevanz. Social Intranets sind nicht hierarchisch und damit vertikal organisiert, sondern im Gegenteil gleichberechtigt und „horizontal“: Jede Mitarbeiterin, jeder Mitarbeiter darf und soll gleichberechtigt teilhaben und mitmachen. Kurz gesagt, ist ein Social Intranet die Social Media-Plattform für die interne Kommunikation.
Das Intranet von heute unterscheidet sich vor allem in einem Punkt von herkömmlichen Intranet-Lösungen. Mitarbeiter werden zu Autoren und sie gestalten das Intranet und die interne Kommunikation aktiv mit. Man rückt ab vom Top-Down getriebenen Informationsangebots-Konzept und setzt stattdessen auf ein Bottom-Up getriebenes Kommunikations-Konzept. […] Ein Social Intranet muss sowohl der Informationsvermittlung als auch der Förderung der Interaktion, Kollaboration und internen Suche dienen.
Definition von t3n.de
Stephan Schillerwein teilt die Ausbaustufen von Intranets in drei Reifegrade, sogenannten „Intranet and Digital Workplace Maturity Models“ ein:
| Erste Stufe | Mittlere Stufe | Höhere Stufen |
| Niedriger Reifegrad | Zunehmender Reifegrad | Fortgeschrittener Reifegrad |
| News Telefonbuch Formulare Einfache „Self Services“ | Zusammenarbeit Wissensaustausch Prozessunterstützung Einbezug externer Partner News Telefonbuch Formulare Einfache „Self Services“ | Besseres Zusammenspiel aller Werkzeuge (Office, etc.) Unterstützung spezifischer Zielgruppen und Prozesse Zusammenarbeit Wissensaustausch Prozessunterstützung Einbezug externer Partner News Telefonbuch Formulare Einfache „Self Services“ |
| Elektronische Mitarbeiterzeitung Menüplan-Intranet | Erweitertes Intranet Unternehmensportal | Digital Workplace |
| Kaum Nutzen | Höherer Nutzen | Hoher Nutzen |
Je weiter fortgeschritten die Services sind, die im „Internet“ angeboten werden und je mehr Menschen sie wie selbstverständlich nutzen, weil sie sinnvoll sind, desto mehr steigt der Druck auf die Unternehmen, ebenfalls solche Services für den Arbeitsalltag und die Erledigung von Aufgaben anzubieten. Das aber ist die größte Hürde: Unternehmen scheuen die Investitionen, scheuen den Administrationsaufwand und haben oft rechtliche Bedenken – ganz abgesehen davon, dass die erst vor 48 Monaten eingekaufte und jetzt endlich in einem Beta-Status vorliegende Beta-Version des neuen Typo3-Intranets sich ja erstmal amortisieren muss… ☹
Unternehmen stehen jetzt vor einem strategischen Dilemma: Vor der Digitalisierung waren sie diejenigen, die im Besitz der „Produktionsmittel“ waren; Technik und Software, die sie angeschafft oder entwickelt hatten, gab es nirgends sonst, vor allem nicht flächendeckend in Privathaushalten. So waren sie natürlicherweise die technologischen Meinungsführer. Mit der Digitalisierung hat sich dies geradezu umgekehrt – nun können Privathaushalte arrivierte Dienste in der Cloud nutzen, sich von Alexa die Relativitätstheorie vorlesen lassen und sich mit neuesten Tools die Arbeit erleichtern lassen. Und die Unternehmen? Setzen bis heute auf weitgehend unbedienbare Software wie SAP – oder packen alles, was irgendwie nach Tabelle aussieht, in ein Excel-Sheet, und halten das für hinreichend modern… :-/
Social Intranet-Expert Lutz Hirsch weist sehr deutlich auf diesen Nutzungsgap hin:
Auf der einen Seite hat man Cloud-Lösungen wie Google Docs, Google Apps oder die Microsoft Cloud. Nutzer können damit kostengünstig arbeiten und sich informieren. Wer will, kombiniert so etwas mit Yammer oder Facebook at Work. In den Unternehmen auf der anderen Seite finden Sie teilweise sehr starre Systeme, die nicht selten älter als sechs bis sieben Jahre sind. Der Druck wird nicht zuletzt deshalb so groß, weil die Mitarbeiter selbst ausweichen können. Die arbeiten dann mit den Kollegen auf Plattformen außerhalb des Unternehmens zusammen, weil das intern einfach nicht geht.
Lutz Hirsch
Was also brauchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um sinnvoll und effektiv mit nur einer Social Intranet-Plattform arbeiten zu können? Welche Inhalte sind unternehmensweit wichtig und damit „öffentlich“ (und dienen so auch dem internen Marketing des Teams im Unternehmen) und welche sind teamintern und geschützt? Was bringt es uns Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern? Und was bringt es dem Unternehmen?
Was bringt es den Mitarbeitenden?
Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegen die Vorteile auf der Hand: Weniger E-Mails und trotzdem eine bessere, schnellere, zielgenauere und übersichtlichere Kommunikation, besserer Zugriff auf Unternehmensinhalte. Das Wissen des Unternehmens steht sofort zur Verfügung, und man kann das eigene Wissen besser dokumentieren. Man kann teamübergreifend besser zusammenarbeiten und erzielt schneller bessere Ergebnisse.
Was bringt es den Führungskräften?
Nicht nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren von den Kollaborationsplattformen – auch das Unternehmen bekommt eine bessere Innovations- und Führungskultur. Wenn bspw. Führungskräfte sich in Dialogen engagieren, Einblicke in die Unternehmensstrategie gewähren und so formlos wie möglich ansprechbar sind, erhöhen sie das Verständnis bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – und ihre Bindung ans Unternehmen. Sechs Punkte, wie Führungskräfte profitieren, hat Oliver Chaudury für das Pressesprecher-Magazin aufgelistet.
Was bringt es dem Unternehmen?
Das Unternehmen profitiert von einem vitalen Social Intranet sehr. Denn: Das Wichtigste Kapital eines Unternehmens sind bekanntlich die Köpfe seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ihr Wissen, ihre Kreativität, ihre „joint forces“ sind es, was ein Unternehmen voranbringt. Ein Social Intranet schaltet diese „joint forces“ frei – weil die Ideen nun über Team- und Projektgrenzen fließen können, weil Mitarbeiter einfach Informationen teilen und gemeinsam an Dokumenten und Inhalten arbeiten können. Die Arbeit wird effizienter, effektiver und nachvollziehbarer.
6 Phasen eines Intranet-Projekts
- Business Case und Strategie
- Projekt-Initialisierung
- Analyse und Evaluierung der Bedürfnisse
- Konzept und Design
- Entwickeln und Implementieren
- Go Live – nutzen und optimieren
Wie ist ein Intranet strukturiert?
Am Beispiel der bei Unternehmen weit verbreiteten Plattform Microsoft SharePoint können wir eine beispielhafte Intranet-Architektur betrachten. Als sinnvoll hat sich eine Zweiteilung erwiesen in unternehmensöffentliche und in geschützte Bereiche.
SharePoint-Inhaltsarchitektur
SharePoint sollte ab der Version 2013 aus mehreren, klar definierten Webseitensammlungen bestehen. Jede Webseitensammlung ist ein eigenständiges „Mini-Intranet“ mit eigenen Berechtigungen. So lässt sich ein Intranet für eine Konzernstruktur aufbauen: Jedes Unternehmen des Konzerns erhält eine eigene Webseitensammlung unterhalb der zentralen SharePoint-Installation mit eigenen Berechtigungen und eigenen Inhalten, aber einem gemeinsamen Design und einer globalen Suche.
Vorschlag zur Architektur: Jede einzelne Webseitensammlung könnte in einen unternehmensweit zugänglichen („öffentlichen“) und einen teaminternen („geschützten“) Bereich aufgeteilt werden. Die Unterbereiche beginnen alle mit „A“ – so kann man sich das besser merken. 😉
| öffentlich | Aktuelles | Angebote | Ansprechpartner |
| geschützt | Aufgaben | Arbeitsraum | Anleitungen |
Weitere Tools
Welche weiteren Tools und Plattformen gibt es? Die Liste funktionierender und sinnvoll einsetzbarer Social Intranet-Plattformen ist überschaubar. SharePoint ist der „Platzhirsch“, aber auch Just.Social, Slack.com, Bitritx24 oder Chatter von Salesforce sind gute Tools für große Konzerne und KMUs.
Im Bildungsbereich sind Moodle, Stud.IP und trainex24 weit verbreitet. Viele kleinere Unternehmen bauen sich auch aus Google-Diensten ein eigenes Social Intranet über geschlossene Google+-Gruppen mit Google Drive als zentrale Speicherplattform und Google Calendar als Planungstool. Facebook versucht sich mit Facebook Workplace an einer Variante.
Slack.com
Slack.com ist eigentlich kein besonders visionäres Stück Software: Es ist grundsätzlich ein Messaging-System, wie es viele andere auch gibt. Und trotzdem ist Slack besonders und wird von unzähligen Start-ups und kleinen Unternehmen eingesetzt. „At its heart, Slack is an instant messaging and collaboration system on steroids“.
Das große Ziel von Slack ist es, die E-Mail aufs Altenteil zu schicken. Digital Publishing Experte Jan Tißler vom Upload-Magazin nennt Slack ganz richtig den „E-Mail-Killer“. Denn in der Tat: Einen großen Teil unserer täglichen (Büro-)Kommunikation müssen wir nicht per E-Mail führen – andere Formen wie Direct Messaging, Diskussionsforen oder Kommentarthreads sind meist immer die bessere Wahl.
Statt E-Mails an eine Gruppe von Empfängerinnen und Empfängern zu senden und so eine irgendwann unübersichtliche Kette an Antworten und Reaktionen, Nebendiskussionen und sich eventuell widersprechenden Zwischenversionen zu erhalten, mit denen irgendwann keiner mehr etwas anfangen kann, ist es viel sinnvoller, diese Art von Kommunikation neu und anders zu gestalten.
In Slack lassen sich dafür „Channels“ einrichten, Chaträume. Wie bei jedem Chat lässt sich die Teilnehmergruppe definieren. Man kann in Slack aber auch einen direkten Dialog mit einzelnen Personen initiieren und führen – Instant Messaging eben. Nun ist das besondere an Slack, dass es als Kollaborationsplattform auch Sharing-Funktionen enthält. Dokumente lassen sich überall hochladen, jeder kann sie kommentieren. Die Suche findet alles wieder – toll! Und weil es um Kooperation geht und Systemoffenheit, kann Slack mit vielen anderen Plattformen und Diensten verknüpft werden, womit Slack zur Kommunikationszentrale, zum Info-Hub wird, in gewisser Weise also zum Newsroom „Letztlich kann man Slack auf die Formel reduzieren: Chat + Integrationen.“, fasst Jan Tißler zusammen.
Just.Social
“Just Social“ ist eine tolle Sammlung von Kollaborations-Apps, die alles mitbringt, was ein Social Intranet braucht. Eine kurze Tour durch die Plattform erklärt die wichtigsten Funktionen.
